Разнообразие программного обеспечения может загнать в тупик непонимания, так что же все-таки надо для эффективной работы именно вашего бизнеса. Сегодня рынок программного обеспечения предлагает множество различных решений и сделать уверенный выбор в сторону какого-либо из них достаточно сложно. В этой статье мы рассмотрим план действий, как за 6 шагов найти правильное ПО и почувствовать уверенность в своем выборе.

6 ключевых шагов для поиска правильного программного обеспечения

1. Определите проблемы, которые требуют решения
2. Определите ваши требования к ПО
3. Определите параметры и составьте свой список
4. Выберите лучшие решения
5. Получите подтверждение от команды
6. Покупка ПО

Шаг 1: Определите проблемы, которые требуют решения

Первый шаг в процессе покупки ПО включает в себя выяснение ваших потребностей и обеспечение их соответствия вашим бизнес-целям.

Задайте себе вопрос: какую проблему вам необходимо решить?

Выявление проблемы поможет вам определить тип ПО, которое вам необходимо. Начните с конкретной проблемы, ориентированной на достижение бизнес-целей, например:

• Нам нужна точная информация о наличии товара в магазинах. 
  
• Нужно улучшить наше общение с клиентами. 
  

Если вы не уверены, с чего начать, вот несколько способов определения проблем и того, как они связаны с вашими бизнес-целями: 

• Поговорите с вашей командой, чтобы определить текущие проблемы. Копайте глубоко в разговоре, чтобы найти основную проблему, а не только симптомы. 
  
• Оцените текущее ПО со своей командой и обсудите проблемы, возникающие при его использовании. 

Шаг 2. Определите ваши требования к ПО

Вероятно, существуют десятки, если не сотни программных продуктов, разработанных для решения ваших проблем. Но этого недостаточно. Вам нужно ПО, которое будет соответствовать конкретным потребностям именно вашего бизнеса.
Задайте себе вопрос: как мы хотим использовать это программное обеспечение?
Знание того, что именно вы хотите получить от будущего ПО, поможет вам приблизиться к правильному выбору. Вот некоторые требования к ПО для рассмотрения: 

• Особенности (что должна делать система)
• Количество пользователей (всем ли работниками необходим доступ в систему)
• Простота использования (насколько легко ваша команда сможет адаптироваться к работе в новой системе)
• Интеграция (как она взаимодействует с другим ПО, которое вы используете)
• Потенциал роста (насколько ПО сможет соответствовать вашим будущим потребностям.
• Цена (сколько вы готовы потратить)

Чтобы укрепить уверенность в своих требованиях, поговорите с вашей командой, чтобы узнать, что на самом деле им необходимо для эффективной работы. 

Шаг 3: Определите варианты и составьте свой список

Следующим шагом в поиске идеального ПО мы рекомендуем создание исчерпывающего списка всех решений, отвечающих вашим потребностям. 
После создания полного списка программного обеспечения пришло время сузить его до управляемого списка реалистичных вариантов. В идеале, в этом списке должно быть от трех до семи продуктов - не больше, иначе процесс выбора рискует стать слишком длинным и сложным. 

Задайте себе вопрос: должно ли это программное решение быть в моем списке?

Чтобы ответить на этот вопрос, начните сравнивать ПО в вашем списке с требованиями, изложенными в шаге два, стараясь оценить следующее:

• Продукт решает вашу ключевую проблему и поддерживает ваши бизнес-цели? 
  
• Продукт соответствует вашим требованиям? 
  
• Насколько удобно это решение? 
  
• Работает ли продукт (интегрируется) с ПО, которое вы используете сейчас? 
  
• Продукт в пределах вашего бюджета? 
  

Ответив на эти вопросы, вы обнаружите, что большинство решений из вашего первоначального длинного списка можно удалить.

Шаг 4: выберите лучшие решения

К этому моменту вы провели множество исследований и готовы сделать окончательный выбор из своего списка. Чтобы быть полностью уверенным в своем решении, вот несколько последних проверок, чтобы убедиться, что вы выбираете правильное программное обеспечение для вашего бизнеса.

Задайте себе вопрос: доверяю ли я этой компании?

Ваши отношения с поставщиком программного обеспечения должны быть партнерскими. Вот несколько способов создать это доверие: 

• Читайте отзывы. 
  
• Обратитесь к продавцам, запланируйте демонстрации и задайте вопросы. Посмотрите на все возможности ПО, сделайте выводы.
  
• Свяжитесь с продавцами в вашем списке, чтобы определить окончательные цены и уровни обслуживания, а также любые учебные и дополнительные материалы.
  

После завершения этих проверок вы должны чувствовать себя еще более уверенно в своем выборе. Следующим шагом мы рекомендуем получить поддержку от команды.

Шаг 5: Получить поддержку от команды

Прежде чем купить новое ПО, вам необходимо участие других людей из вашей команды. Не все будут тратить столько времени на исследования рынка ПО, как вы, поэтому поделитесь своими выводами и сообщите им, как вы пришли к своему окончательному выбору.

Спросите себя: на кого повлияет это решение?

Включите всех на кого повлияет изменение существующего ПО на новое в презентации и обсуждения. Это могут быть:

• Сотрудники, которые будут использовать новое ПО
  
• Ответственные за бюджет программного обеспечения
  
• Руководители, которые подпишутся на покупку ПО
  
• ИТ-персонал, который будет внедрять новое ПО
  
• Руководство, которое будет отвечать за управление изменениями
  

Поделитесь своими исследованиями и причинами выбора, и оставьте достаточно времени для обратной связи. Как только те, кто будет затронут изменением (и те, кто отвечает за бюджет программного обеспечения), дадут свое согласие, вы будете готовы к покупке.

Шаг 6. Покупка ПО

Этот последний шаг является наиболее простым, но есть несколько вещей, о которых нужно знать, прежде чем подписать документы и отправить первый официальный платеж:

• Убедитесь, что условия контракта полностью вас устраивают.
  
• Спросите о любых скидках, на которые может претендовать ваш бизнес (например, если вы работаете в некоммерческой организации).
  
• Если это Saas, обсудите планы платежей и спросите о скидках на оплату ежегодно, а не ежемесячно.
  

После того как вы официально приобрели новое программное обеспечение, похлопайте себя по плечу за тяжелую работу и почувствуйте уверенность в том, что вы сделали правильный выбор программного обеспечения для своего бизнеса. Пришло время отметить большую эффективность и другие преимущества, которые даст новое программное обеспечение.